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| 黄政办〔2008〕40号 黄南藏族自治州人民政府办公室 关于加强视频会议管理和使用的通知 |
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各县人民政府，州政府各委、办、局：
州政府视频会议系统于2007年9月成功开通以来，运行良好。系统的建成启用，改变了传统的开会模式，在节约行政成本，提高工作效率，增强应急能力方面发挥了积极的作用。为进一步加强州、县视频会议管理，充分利用视频会议系统，发挥系统使用效力，现就加强管理和使用等有关事项通知如下：
一、充分利用已建成的视频会议系统
除州级各大班子领导及各部门组织召开的参会人员必须到现场的会议外，其他会议一律以视频会议方式召开。各级领导要带头使用视频会议系统，各部门要积极利用视频会议系统召开会议、组织讲座和培训等。按照《黄南州视频会议管理办法》（黄政〔2008〕39号）规定，召开视频会议实行提前预约制，会议召集单位要在会前与州政府办公室联系，认真填写黄南州视频会议申请表（附件2）提出会议申请，以便提前调试，合理安排。
二、严格遵守会议纪律
视频会议与现场召开的各种会议具有同等的地位和效力，各县、各部门必须高度重视，正确对待，认真做好会议组织工作。根据州委、州政府及有关部门的《会议通知》要求，按时组织好参会人员。要求参会人员自觉维护会场秩序，开会期间，参会人员应严肃认真，保持座姿端正，严禁参会人员交头接耳、大声喧哗；严禁随时出入会场，来回走动，不允许发生中途离会现象。
三、切实加强服务工作
视频会议承办单位必须加强具体操作人员的培训和服务工作，熟练掌握操作技能，按《黄南州视频会议系统操作规范》（附件1）进行操作。同时要加强与各县视频会议操作人员的联系和沟通，及时做好准备及汇接工作，确保视频系统运转正常和会议顺利召开。
附件：1、黄南州视频会议操作规范
2、黄南州视频会议申请表
二○○八年六月十七日
附件1
黄南州视频会议系统操作规范
1、会议前应检查各会议室电源、灯光、麦克风、音箱、调音台等会议设施，并监测网络状况是否良好、有无网络大量掉包现象。正式会议开始前要求一切准备就绪，防止开会时出现技术问题。
2、各县打开终端进行调试，接好相应的线缆，开机，查看设备是否自检，线缆是否正确连接，建立从会议时应注意会议名称。
3、视频会议带宽一律定为768K带宽标准。
4、各县分会场不发言时应主动关闭本端麦克风，避免产生杂音，影响会议音频效果，扰乱会场秩序，州政府网络管理办公室也要通过MCU全盘统筹静音，以保证会议效果。
5、州政府主会场操作人员在会议进行时，应首先在MCU上将州政府主会场锁定为主席权限并进行广播，再对志要进行通话的分会场进行点名发言。
6、在会议进行中，不要频繁遥控摄像机，影响视频质量，如果需要给发言者特写镜头，各县分会场操作或管理人员应在会议开始前对活动摄像头进行方位预置，以方便开会时对不同发言者的视频选看。
7、发言者不要手持麦亮风说话，最好把麦克风放在固定的地方，用平常普通说话的声音讲话即可，距离麦克风0.2m左右最佳，不要背对麦克风讲话，不要把麦克风放到音箱附近，避免产生噪音。
8、各县终端只有等待州政府MCU呼叫时才可参加会议，如果开机后发现会议已经召开，而自己没有加入到会议中，或者在会议中意外断开，如果无法建立连接，必须联系州政府MCU管理员把自己再次加入到会议中。
9、会议中分会场如果想发言，可以通过遥控器“会议控制”中的“申请发言”来实现发言申请(注意：在没有得到主会场同意的情况下，不能使用“会议控制”中的“申请主席’’功能，在主席权利没有被释放之前，其它分会场无法获得主席权限)。
10、会议期间，各分会场操作人员要认真做好记录，及时发现问题，并在会议结束后针对问题查找原因，及时解决。
11、使用注意事项：
(1)严禁带电插拔任何连接线；
(2)严禁带电清洁和维护设备；
(3)严禁用手转动镜头或震动、挤压相关设备；
(4)设备应放置在固定位置，尽量避免移动和插拔接线；
(5)严禁随意更改设备的系统设置；
(6)不发言的会场应将MIC关闭；
(7)摄像机用毕应将镜头盖上；
(8)设备电源应有接地端；
(9)设备要专用并由专人管理；
(10)注意更换MIC、遥控器电池，长期不用则应取出电池。
黄南州视频会议申请表
主题词：文秘工作 视频会议△ 管理 通知
抄送：州委各部门，州纪委、州人大常委会、州政协办公室，
州法院、州检察院，黄南军分区、武警黄南支队，州直
及省驻州各单位，各群众团体。
黄南州人民政府办公室 2008年6月18日印发
共印145份 |
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